ELSA TROMSØS VEDTEKTER
(red: Oppdatert på generalforsamlingen høsten 2010.)
Kapittel 1. Formål, tilknytning og medlemskap
Kapittel 2. Generalforsamlingen
Kapittel 3. Styret
Kapittel 4. Økonomi
Kapittel 5. Studietur
Kapittel 6. Øvrige bestemmelser
Kapittel 1. Formål, tilknytning og medlemskap
§ 1 Navn og struktur
Organisasjonens navn er ELSA Tromsø.
ELSA Tromsø er tilsuttet ELSA Norge som fullverdig medlem, og kan ikke underlegges andre organisasjoner. ELSA Tromsøs aktiviteter og vedtekter skal være i samsvar med ELSA Norges vedtekter og landsmøtets vedtak.
ELSA Tromsø arbeider frittstående på selvstendig grunnlag.
§ 2 Formål
The European Law Students' Association (ELSA) Tromsø skal arbeide for å fremme, skape og utvikle gjensidig forståelse, samarbeid og personlige kontakter mellom jusstudenter og unge jurister fra ulike land og rettssystemer.
ELSA Tromsø er en upolitisk og uavhengig non-profit organisasjon.
§ 3 Medlemskap
Alle studenter semesterregistrert ved Det juridiske fakultet i Tromsø er medlemmer av ELSA Tromsø.
Kapittel 2. Generalforsamlingen
§ 4 Suspensjon av medlemmer i undergrupper
Et medlem av ELSA (undergruppe) kan bli suspendert fra all aktivitet i regi av organisasjonen dersom han eller hun forsettelig har motarbeidet eller på annen måte har hindret ELSAs virksomhet. Videre kan medlemmet suspenderes dersom vedkommendes oppførsel på særlig graverende måte skader ELSA som organisasjon.
Før vedtak om suspensjon kan fattes i lokalstyret, skal det innhentes en rådgivende uttalelse fra ELSA Norge. Denne skal tillegges vekt ved avgjørelsen. Suspensjon krever enstemmighet i lokalstyret, og skal gjelde til neste styreperiode.
Dersom et medlem har blitt suspendert av to etterfølgende styrer, medfører dette automatisk eksklusjon fra alle ELSAs aktiviteter.
Et vedtak om opphevelse av eksklusjon skal fattes ved enstemmighet i lokalstyret, og det skal innhentes rådgivende uttalelse som i annet ledd.
§ 5 Oppløsning
Vedtak om oppløsning av foreningen må vedtas med minst ¾ flertall på to etterfølgende generalforsamlinger med minst tre ukers mellomrom.
Økonomiske midler og arkiv skal i 4 -fire- år etter oppløsningen oppbevares av ELSA Norge. Deretter tilfaller de ELSA Norge.
Blir ELSA Tromsø gjenoppstartet i løpet av denne perioden, skal midlene føres tilbake til ELSA Tromsø.
§ 6 Innledende bestemmelse
Generalforsamlingen er ELSA Tromsøs høyeste organ.
Generalforsamlingen avholdes en gang i semesteret, henholdsvis i mai og november.
§ 7 Innkallelse og dagsorden
Styret innkaller til generalforsamlingen. Innkallelsen skal foreligge minst 14 dager før generalforsamlingen. Denne skal inneholde henvisning til innleverings- og offentliggjøringsfrister.
Dagsorden skal inneholde:
a. Godkjennelse av innkallelse, dagsorden og forrige avholdte generalforsamling
b. Valg av ordstyrer, referent og tellekorps
c. Gjennomgang av semesterrapport, presentasjon av planer
d. Regnskap
e. Revisors beretning
f. Budsjett
g. Vedtektsendringer
h. Resolusjoner
i. Valg av styre på vårgeneralforsamlingen
j. Valg av revisor på høstgeneralforsamlingen
En uke før generalforsamlingen skal dagsorden, semesterrapporter, regnskap, budsjett, vedtektsendrings- og resolusjonsforslag være tilgjengelig på ELSA kontoret.
Det kan bare fattes bindende vedtak i saker som er oppført på dagsorden. Tilføyelser til dagsorden kan kun foretas ved enstemmighet.
§ 8 Valgkomiteen
Styret nedsetter i god tid før generalforsamlingen en valgkomité med 3 -tre- medlemmer. Valgkomiteens oppgave er å søke etter kvalifiserte kandidater til alle verv som er til valg. Valgkomiteen skal ikke prioritere mellom flere kandidater til et verv.
Valgkomiteens medlemmer bør ikke selv stille til valg.
§ 9 Stemme-, forslags- og talerett
Samtlige medlemmer har stemme-, forslags- og talerett på generalforsamlingen. Det er ikke anledning til å overdra sin stemme til andre.
Andre kan av generalforsamlingen innvilges observatørstatus, med tale- og forslagsrett.
§ 10 Vedtak og valg
Generalforsamlingen fatter vedtak ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet anses forslaget for ikke vedtatt. Ved opptellingen av stemmene regnes ikke nøytrale stemmer med.
Hvert enkelt styremedlem velges i særskilt votering.
Ved valg på styrekandidater skal det foreligge et simpelt flertall av alle stemmene, inkludert de nøytrale stemmene, for å bli valgt.
Hvis det er flere kandidater til et verv i styret, blir den som får mest stemmer valgt uansett nødvendig majoritet, se tredje ledd. Hvis flere kandidater står likt i stemmegivningen, skal det holdes omvalg.
Alle vedtak skal skje ved åpen votering, med mindre et styremedlem krever hemmelig votering. Hemmelig votering må kreves for hver enkelt sak det skal voteres over. Valg av styre skal alltid foregå ved hemmelig votering.
§ 11 Valg av styre
Ved valg av styre skal medlemmene velges i følgende rekkefølge:
1. President
2. AA-ansvarlig
3. S&C-ansvarlig
4. STEP-ansvarlig
5. Markedsføringsansvarlig
6. Økonomiansvarlig
7. Generalsekretær
§ 12 Vedtektsendringer
Vedtektsendringer kan kun vedtas med 2/3 flertall på generalforsamlingen.
Endringsforslagene må være styret i hende senest en uke før generalforsamlingen.
Ved enstemmighet kan generalforsamlingen endre vedtektene uavhengig av begrensningen i første ledd annet punktum. Vedtektsendringene må da ha saklig sammenheng med et eller flere av de endringsforslag som er foreslått i samsvar med første ledd annet punktum.
Vedtektsendringene trer i kraft når generalforsamlingen heves. En enstemmig generalforsamling kan vedta at vedtektsendringer skal tre i kraft fra et annet tidspunkt.
§ 13 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling skal innkalles når:
- minst 50 -femti- studenter krever det
- styret ber om det
- minst 3 -tre- grupper forlanger det
Ekstraordinær generalforsamling må innkalles med minst 14 dagers varsel.
Kapittel 3. Styret
§ 14 Styrets sammensetning
Styret skal bestå av:
a) President
b) Generalsekretær
c) Økonomiansvarlig
d) STEP-ansvarlig
e) S&C-ansvarlig
f) AA-ansvarlig
g) Markedsføringsansvarlig
Det skal tilstrebes å unngå dobbeltroller. Styremedlemmene bør derfor ikke ha verv i ELSA Norge.
Styret velges på vårgeneralforsamlingen for en periode på ett år som strekker seg fra 1. juli til 30. juni.
§ 15 Supplering av styret
Skulle et styreverv være ledig skal det foretas en supplering etter annet ledd.
Styret kan supplere seg med to medlemmer. Suppleringen foretas ved en avstemning i styret, etter at gruppene har fått anledning til å uttale seg om kandidatene. Det skal legges vekt på gruppenes meninger. Suppleringen vedtas enstemmig av styret
§ 16 Styrets oppgaver
Styret er det høyeste organ mellom generalforsamlingene, og er ansvarlig for den daglige driften av ELSA Tromsø.
Styret skal arbeide for samarbeid og koordinasjon mellom gruppene.
Styret er delegater til landsmøtet. Kan ikke alle delta på landsmøtet, velger styret stedfortredere. Som stedfortredere skal det fortrinnsvis velges delegater med kjennskap til det området hvor en delegat fra styret mangler.
§ 17 Directors
Styret kan ved behov utnevne directors. En director skal være underlagt styret innenfor sitt saksområde, og det skal utarbeides stillingsinstruks av styret
Hvert nye styre bestemmer hvilke directorstillinger som beholdes eller opprettes, og velger selv sine directors.
§ 18 Gjennomføringen av styremøter
Det kan bare fattes vedtak i saker som står på dagsorden. Dagsorden bør foreligge et døgn i forveien.
Det skal fattes styrevedtak ved utgifter som utgjør en stor del av budsjettposten, overstiger denne eller hvor det mangler kvittering.
I saker av stor eller prinsipiell betydning skal saken om mulig sendes ut på høring i gruppene. Gruppenes mening skal tillegges vekt.
For at styret skal være beslutningsdyktig, må mer enn halve styret være tilstede. Kun de som deltar på møtet kan avgi stemme.
Styret fatter vedtak ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet har president dobbeltstemme. Dersom ikke alle medlemmene er tilstede ved avstemningen, kan presidenten fremfor å bruke dobbeltstemmen velge å utsette avstemningen til neste møte.
Dersom gruppelederen er forhindret fra å komme, bør de sende en stedfortreder fra gruppen. Stedfortredere har stemmerett.
§ 19 Signatur
For å binde ELSA Tromsø juridisk, behøves signatur fra president og ytterligere minst ett vilkårlig styremedlem. Er ingen president valgt, kan generalsekretær, som nestleder, tre inn i dennes sted.
Unntak fra dette gjøres dersom avgjørelsen er et styrevedtak, i så fall kan styret i hvert enkelt tilfelle bestemme at en avtale kan underskrives av ett styremedlem eller en director alene.
Dersom forannevnte prosedyre ikke er fulgt, forbeholder ELSA Tromsø seg retten til å erklære vedkommende avtale for ugyldig.
§ 20 Attester
Attest til styremedlemmer gis av styrets president.
Attest til forhenværende styremedlemmer skal godkjennes og kontrasigneres av den som var president for vedkommende i den aktuelle perioden.
Attest kan gis til undergruppemedlemmer som har påtatt seg ansvar utover det som er vanlig i undergruppen.
Kapittel 4. Økonomi
§ 21 Generelt
ELSA Tromsø har selvstendig og atskilt økonomi fra ELSA Norge.
§ 22 ELSA Tromsøs midler
Styret forvalter ELSA Tromsøs midler. Generalforsamlingen kan instruere styret om hvordan midlene skal forvaltes.
Økonomiansvarlig skal føre løpende regnskap over ELSA Tromsøs økonomi.
Hvis økonomien til ELSA Tromsø tilsier det skal styremedlemmene få dekket deltakeravgiften til landsmøtene.
§23 Disposisjonsrett til konti
President og økonomiansvarlig skal ha disposisjonsrett til ELSA Tromsøs konti.
Styremedlemmer skal varsle økonomiansvarlig ved all pengebruk.
Styremedlemmer plikter å ha oversikt over sin budsjettpost.
§ 24 Revisor
Generalforsamlingen velger revisor for ELSA Tromsø. Styremedlem kan ikke velges til revisor.
Revisor skal i forbindelse med revisjon av regnskapene for ELSA Tromsø gjennomgå og kontrollere:
- regnskap,
- bilag,
- kassabeholdning,
- kontoutskrifter,
- styrevedtak vedrørende økonomiske disposisjoner, og
- budsjett for regnskapsperioden.
Annet materiale av betydning for revisjonen skal forelegges revisor på oppfordring. Alt materiale bør stilles til revisors disposisjon minst tre uker før avholdelse av generalforsamlingen.
Revisor skal legge frem en skriftlig revisjonsrapport for generalforsamlingen. Revisor har rett til å kontrollere regnskapsføringen i løpet av regnskapsperioden.
Kapittel 5. Studietur
§ 25 Deltagelse på studietur
Den gruppen som arrangerer studietur får førsteretten til 1/3 av plassene på turen.
Kapittel 6. Øvrige bestemmelser
§ 26 Mistillit til styret
Et medlem av styret eller styret som en helhet kan avsettes av ordinær eller ekstraordinær generalforsamling med minimum 2/3 flertall.
Mellom generalforsamlingene kan styremedlem suspenderes når minst 2/3 av styret krever det.
Suspensjonen gjelder frem til neste generalforsamling.
§ 27 Motstrid mellom vedtekter
Strider ELSA Tromsøs vedtekter mot ELSA Norges vedtekter, går ELSA Norges vedtekter foran.
Landsmøtet kan pålegge ELSA Tromsø å bringe sine vedtekter i overensstemmelse med ELSA Norges vedtekter.
§ 28 Fravikelse av vedtektene
Generalforsamlingen kan fravike vedtektene ved enstemmighet.
